Nosso cliente está em busca de um Escriturário de Serviços cuja principal função é apoiar o Supervisor da Oficina e a equipe da oficina, atuando como ponto de contato entre os clientes e a oficina. Este profissional deve se comunicar de forma profissional e cortês com clientes, fornecedores e membros da equipe.

O Escriturário de Serviços interagirá com os clientes para entender suas necessidades de serviço, documentar com precisão os pedidos de reparo e coordenar com o Supervisor da Oficina e os técnicos para garantir a conclusão pontual e bem documentada dos trabalhos.

Essa função se reporta ao Supervisor da Oficina, mas também pode receber orientações específicas de tarefas dos mecânicos ou técnicos líderes. A posição desempenha um papel fundamental na lucratividade da empresa, garantindo que as ordens de serviço sejam corretamente inseridas, as peças sejam solicitadas prontamente e os técnicos sejam designados de forma eficiente.

Responsabilidades principais:

– Priorizar a satisfação do cliente, oferecendo um serviço de alta qualidade e conclusão pontual dos trabalhos, mantendo uma postura profissional.
– Atender chamadas de serviço, ouvir as preocupações dos clientes e despachar técnicos conforme necessário, ajustando os cronogramas para solicitações de atendimento na estrada.
– Documentar com precisão os pedidos de serviço, problemas de veículos/equipamentos e preocupações dos clientes utilizando o software da oficina.
– Fornecer orçamentos de reparo reunindo preços de peças e estimativas de tempo de trabalho, respondendo aos clientes em até 24–48 horas.
– Agendar atendimentos, criar ordens de serviço e confirmar a urgência dos reparos com os clientes.
– Fornecer atualizações diárias aos clientes sobre os reparos em andamento por telefone ou e-mail.
– Adicionar novos itens de ação para problemas adicionais encontrados durante os reparos, comunicar as descobertas aos clientes e documentar suas decisões.
– Para diagnósticos complexos, coletar histórico detalhado de reparos com os clientes e documentar adequadamente.
– Aplicar preços prioritários para reparos no mesmo dia.
– Designar técnicos às ordens de serviço e manter um cronograma diário no quadro branco da oficina para garantir um fluxo de trabalho eficiente.
– Realizar acompanhamentos com os clientes dentro de 24–48 horas após o reparo para garantir a satisfação.
– Seguir os procedimentos da empresa para tirar e carregar fotos das unidades e reparos, incluindo quaisquer problemas adicionais encontrados.
– Solicitar e acompanhar peças para ordens de serviço, receber e documentar as peças, e gerenciar faturas e créditos de fornecedores.
– Realizar contagens de inventário e gerenciar o estoque conforme a política da empresa.
– Monitorar as horas de trabalho dos técnicos quanto à precisão e eficiência, realizando ajustes conforme necessário.
– Colaborar com os técnicos para garantir processos de reparo eficientes, sem atuar como supervisor.
– Adaptar-se a mudanças de cronograma e prioridades devido ao clima ou reparos urgentes.
– Processar pagamentos de clientes quando o setor de contabilidade estiver indisponível e garantir a documentação adequada para transações com cartão de crédito.
– Solicitar avaliações dos clientes e informar a gerência sobre novos feedbacks para respostas rápidas.
– Garantir a segurança dos clientes, informando-os sobre as comodidades e restringindo o acesso às áreas da oficina.
– Ajudar no recebimento, organização e armazenamento de peças e materiais, além de colaborar na manutenção de uma oficina limpa e organizada.
– Oferecer sugestões para melhorar a eficiência e lucratividade da oficina.
– Ajudar no treinamento de novos funcionários sobre o software da oficina e de reboque.
– Manter um ambiente de trabalho seguro e seguir todas as políticas da empresa.
– Garantir que as cobranças de reboque estejam incluídas nas ordens de serviço, quando aplicável.
– Apoiar o Supervisor de Reboque criando ordens de serviço para solicitações relacionadas ao reboque.
– Executar outras tarefas conforme designado pelo Supervisor da Oficina, Supervisor de Reboque ou pela gerência.

Qualificações:

– Possuir carteira de motorista válida do estado de Iowa.
– Pelo menos um ano de experiência em ambiente de diesel ou automotivo, incluindo responsabilidades de agendamento.
– Apresentar uma imagem limpa e profissional e manter uma conduta respeitosa com os colegas.
– A contratação está condicionada à aprovação em teste toxicológico pré-admissional e à concordância com testes aleatórios de drogas/álcool.
– Necessário ter fortes habilidades de resolução de problemas, matemática, linguagem e lógica.
– Capacidade de se comunicar efetivamente em inglês e trabalhar bem sob pressão.
– Flexibilidade para lidar com mudanças de horários e tarefas é essencial.

Remuneração: US$ 18 a US$ 24 por hora.