Assistente Administrativo e Operacional Remoto (América Latina / México – Horário PST)

Empresa: Volcano Builders – Construção Residencial de Luxo

Estamos em busca de um assistente remoto confiável, detalhista e proativo para apoiar as funções administrativas e operacionais da nossa empresa de construção sediada nos EUA. Esta posição desempenha um papel essencial em nossas operações internas. Procuramos alguém que assuma total responsabilidade por suas tarefas e que não necessite de supervisão constante.

Responsabilidades:

– Gerenciar comunicações por e-mail com empreiteiros, fornecedores e clientes (utilizando Gmail e uma caixa de entrada compartilhada)
– Distribuir e acompanhar formulários W9/W8 e contratos de subempreiteiros
– Colaborar com nosso contador e responsável pela contabilidade (via QuickBooks Online)
– Organizar e fazer upload de contratos, faturas e recibos no Google Drive
– Digitalizar e carregar contratos assinados fisicamente
– Criar novos projetos no QuickBooks e monitorar prazos de pagamento
– Integrar novos subempreiteiros, revisando e acompanhando os documentos exigidos
– Responder de forma rápida e profissional às mensagens de clientes em grupos de chat
– Enviar e-mails de boas-vindas e confirmar compromissos com novos clientes por telefone
– Acompanhar licenças e permissões, e coordenar com autoridades municipais ou arquitetos, conforme necessário
– Preparar modelos de contrato para impressão ou uso em campo

Requisitos:

– Residir no México ou em outro país da América Latina
– Excelente comunicação em inglês (escrita e falada)
– Disponibilidade em tempo integral durante o horário do Pacífico (8:30 AM – 4:00 PM PST)
– Ótimas habilidades organizacionais, atenção aos detalhes e comprometimento com prazos
– Familiaridade com:
– Gmail, Google Drive e Google Workspace
– QuickBooks Online (ou capacidade de aprender rapidamente)
– Digitalização e upload de documentos
– WhatsApp, Monday.com ou ferramentas de comunicação similares

Remuneração e Condições:

– Pagamento por hora: $7–$10 USD, conforme a experiência
– Pagamentos quinzenais via Wise ou Payoneer
– Posição estável e de longo prazo, com potencial de crescimento para candidatos confiáveis

Como se Candidatar:

Envie os seguintes itens para [endereço de e-mail]:

1. Um vídeo curto (1 minuto) se apresentando
2. Seu currículo
3. Uma breve explicação de por que esta vaga é ideal para você
4. Sua disponibilidade e valor desejado por hora