Coordinateur des Ordres de Travail
Quel est le rôle du Coordinateur des Ordres de Travail (COT) ?
Chez Big Bear Vacations, le Coordinateur des Ordres de Travail joue un rôle clé dans l’organisation et le bon déroulement des opérations de maintenance. Cette personne travaille en étroite collaboration avec nos techniciens de maintenance et notre système de gestion immobilière (Streamline) afin de s’assurer que tous les ordres de travail sont réalisés avec précision et dans les délais.
Qu’est-ce qu’un Ordre de Travail ?
Les ordres de travail sont des tâches à effectuer dans nos propriétés, telles que des réparations ou des inspections. Ils passent par trois étapes principales :
1. En attente
Ces ordres de travail n’ont pas encore été attribués.
Votre responsabilité : les examiner et les attribuer au technicien approprié en fonction de la localisation, des compétences et de la disponibilité.
2. Actif
Ces ordres de travail sont en cours de réalisation.
Votre responsabilité : veiller à ce que chaque ordre de travail dispose d’un plan clair, que le technicien assigné ait les outils ou pièces nécessaires, et que le travail progresse comme prévu. Vous devrez également, si nécessaire, contacter le gestionnaire de compte du propriétaire pour obtenir l’autorisation d’acheter des pièces ou d’engager un prestataire externe.
3. PFC (En Attente de Clôture Finale)
Le travail est terminé, mais l’ordre de travail nécessite une dernière révision.
Votre responsabilité : examiner la description du travail, vérifier les photos, supprimer le contenu inutile et vous assurer que tout est présenté de manière claire et professionnelle avant de l’envoyer au propriétaire. Vous déterminerez également les frais appropriés — à facturer au propriétaire, au locataire ou à créditer au propriétaire.
Vos responsabilités quotidiennes
– Examiner et attribuer les nouveaux ordres de travail (en attente) au technicien approprié.
– Vérifier quotidiennement les ordres de travail actifs pour s’assurer qu’ils sont bien gérés et qu’ils ne dépassent pas 30 jours.
– Examiner et clôturer les ordres de travail PFC en veillant à ce que la description et les photos soient professionnelles et exactes.
– Préparer des rapports quotidiens, incluant :
– Le nombre d’ordres de travail actifs
– Les plannings de l’équipe de maintenance
– Les ordres de travail en retard par rapport à leur date de fin prévue
– Mettre à jour le système GPS chaque semaine avec les nouvelles propriétés et retirer celles qui ne font plus partie du programme. S’assurer que tous les techniciens utilisent le système quotidiennement et qu’il fonctionne correctement.
– Maintenir une communication quotidienne avec :
– Les techniciens de maintenance (via Microsoft Teams)
– Le Responsable Adjoint des Opérations à Distance (pour les mises à jour et la coordination)
– Examiner le rapport de productivité de la veille pour identifier tout problème ou retard dans les performances des techniciens.
Compétences requises
– Excellente gestion du temps et sens de l’organisation
– Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
– Solides compétences en résolution de problèmes
– Communication écrite et orale claire en anglais (pour la rédaction des descriptions d’ordres de travail et la communication avec les techniciens et les membres de l’équipe)
– Capacité à s’adapter aux variations saisonnières de la charge de travail
– À l’aise avec la communication et les suivis quotidiens
Ce rôle est essentiel au bon fonctionnement des opérations. Vous êtes le lien entre la planification, l’exécution et le suivi de toutes les tâches liées à la maintenance.
Cette description fournit un aperçu général. Le poste pouvant évoluer, une certaine flexibilité et une volonté de progresser dans la fonction sont importantes.
Salaire mensuel : 600 USD avec possibilité de participation aux bénéfices.
To apply for this job, please visit bigbearvacations.com