Assistant(e) Administratif(ve) et Opérationnel(le) à Distance (Amérique latine / Mexique – Horaires PST)

Entreprise : Volcano Builders – Construction Résidentielle de Luxe

Nous recherchons un(e) assistant(e) à distance fiable, rigoureux(se) et autonome pour soutenir les fonctions administratives et opérationnelles de notre entreprise de construction basée aux États-Unis. Ce poste joue un rôle essentiel dans nos opérations internes. Nous cherchons une personne qui prend pleinement en charge ses tâches sans nécessiter de supervision constante.

Responsabilités :

– Gérer les communications par e-mail avec les entrepreneurs, fournisseurs et clients (via Gmail et une boîte de réception partagée)
– Distribuer et suivre les formulaires W9/W8 et les contrats de sous-traitance
– Collaborer avec notre comptable et notre expert-comptable (via QuickBooks Online)
– Organiser et téléverser les contrats, factures et reçus sur Google Drive
– Numériser et téléverser les contrats signés sur papier
– Créer de nouveaux projets dans QuickBooks et suivre les délais de paiement
– Intégrer les nouveaux sous-traitants en vérifiant et en assurant le suivi des documents requis
– Répondre rapidement et professionnellement aux messages des clients dans les discussions de groupe
– Envoyer des e-mails de bienvenue et confirmer les rendez-vous avec les nouveaux clients par téléphone
– Suivre les licences et permis, et coordonner avec les autorités municipales ou les architectes si nécessaire
– Préparer des modèles de contrats pour impression ou usage sur le terrain

Exigences :

– Résider au Mexique ou en Amérique latine
– Excellentes compétences en communication en anglais (écrit et oral)
– Disponibilité à temps plein pendant les heures du fuseau horaire Pacifique (8h30 – 16h00 PST)
– Excellentes compétences en organisation, souci du détail et capacité à mener les tâches à terme
– Maîtrise de :
– Gmail, Google Drive et Google Workspace
– QuickBooks Online (ou capacité à apprendre rapidement)
– Numérisation et téléversement de documents
– WhatsApp, Monday.com ou outils de communication similaires

Rémunération et conditions :

– Taux horaire : 7 à 10 USD, selon l’expérience
– Paiements bihebdomadaires via Wise ou Payoneer
– Poste stable à long terme avec potentiel d’évolution pour les candidats fiables

Comment postuler :

Veuillez envoyer les éléments suivants à [adresse e-mail] :

1. Une courte vidéo (1 minute) de présentation
2. Votre CV
3. Une brève explication de pourquoi ce poste vous convient
4. Votre disponibilité et votre taux horaire souhaité