Coordinador de Órdenes de Trabajo
¿Qué es el rol de Coordinador de Órdenes de Trabajo (WOC)?
En Big Bear Vacations, el Coordinador de Órdenes de Trabajo desempeña un papel clave en mantener organizadas y a tiempo nuestras operaciones de mantenimiento. Esta persona trabaja en estrecha colaboración con nuestros técnicos de mantenimiento y con nuestro sistema de gestión de propiedades (Streamline) para asegurar que todas las órdenes de trabajo se completen con precisión y puntualidad.
¿Qué es una Orden de Trabajo?
Las órdenes de trabajo son tareas que deben realizarse en nuestras propiedades, como reparaciones o inspecciones. Estas pasan por tres etapas principales:
1. Pendiente
Estas órdenes de trabajo aún no han sido asignadas.
Tu responsabilidad: Revisarlas y asignarlas al técnico adecuado según la ubicación, habilidades y disponibilidad.
2. Activa
Estas órdenes de trabajo están siendo ejecutadas actualmente.
Tu responsabilidad: Asegurarte de que cada orden tenga un plan claro, que el técnico asignado cuente con las herramientas o piezas necesarias, y que el trabajo avance según lo esperado. También podrías necesitar contactar al gerente de cuenta del propietario para obtener aprobación para comprar piezas o contratar un proveedor externo.
3. PFC (Pendiente de Cierre Final)
El trabajo está terminado, pero la orden aún necesita una revisión final.
Tu responsabilidad: Revisar la descripción del trabajo, verificar las fotos, eliminar contenido innecesario y asegurarte de que todo esté presentado de manera clara y profesional antes de enviarlo al propietario. También determinarás y aplicarás los cargos correspondientes, ya sea al propietario, al huésped o como crédito al propietario.
Responsabilidades Diarias
– Revisar y asignar nuevas órdenes de trabajo (pendientes) al técnico correspondiente.
– Verificar diariamente las órdenes activas para asegurar que se estén gestionando adecuadamente y que no tengan más de 30 días.
– Revisar y cerrar órdenes de trabajo en estado PFC, asegurando que la descripción y las fotos sean profesionales y precisas.
– Preparar informes diarios, que incluyan:
– Número de órdenes de trabajo activas
– Horarios del equipo de mantenimiento
– Órdenes de trabajo que han superado su fecha estimada de finalización
– Actualizar semanalmente el sistema GPS con nuevas propiedades y eliminar las que ya no están en el programa. Asegurarse de que todos los técnicos usen el sistema a diario y que funcione correctamente.
– Mantener comunicación diaria con:
– Técnicos de mantenimiento (a través de Microsoft Teams)
– El Subgerente de Operaciones Remotas (para actualizaciones y coordinación)
– Revisar el informe de productividad del día anterior para identificar problemas o retrasos en el desempeño de los técnicos.
Habilidades Necesarias
– Fuertes habilidades de gestión del tiempo y organización
– Capacidad para manejar múltiples tareas simultáneamente
– Excelentes habilidades para resolver problemas
– Comunicación clara escrita y verbal en inglés (para editar descripciones de órdenes de trabajo y comunicarse con técnicos y miembros del equipo)
– Capacidad para adaptarse a cambios en la carga de trabajo según la temporada
– Comodidad con la comunicación y seguimiento diario
Este rol es esencial para asegurar operaciones fluidas. Eres el vínculo entre la planificación, ejecución y reporte de todas las tareas relacionadas con el mantenimiento.
Esta descripción proporciona una visión general. A medida que el rol evolucione, pueden añadirse responsabilidades adicionales, por lo que la flexibilidad y la disposición para crecer en el puesto son importantes.
Salario mensual: $600 USD con posibilidad de participación en utilidades.
To apply for this job, please visit bigbearvacations.com