Arbeitsauftrag-Koordinator/in

Was ist die Rolle des/der Arbeitsauftrag-Koordinators/in (WOC)?

Bei Big Bear Vacations spielt der/die Arbeitsauftrag-Koordinator/in eine zentrale Rolle dabei, unsere Wartungsabläufe organisiert und im Zeitplan zu halten. Diese Person arbeitet eng mit unseren Wartungstechnikern und unserem Immobilienverwaltungssystem (Streamline) zusammen, um sicherzustellen, dass alle Arbeitsaufträge korrekt und termingerecht abgeschlossen werden.

Was ist ein Arbeitsauftrag?

Arbeitsaufträge sind Aufgaben, die in unseren Objekten erledigt werden müssen, wie z. B. Reparaturen oder Inspektionen. Sie durchlaufen drei Hauptphasen:

1. Ausstehend
Diese Arbeitsaufträge wurden noch nicht zugewiesen.
Ihre Aufgabe: Überprüfen und Zuweisung an den passenden Techniker basierend auf Standort, Qualifikation und Verfügbarkeit.

2. Aktiv
Diese Arbeitsaufträge werden aktuell bearbeitet.
Ihre Aufgabe: Sicherstellen, dass jeder Arbeitsauftrag einen klaren Plan hat, der zugewiesene Techniker über die notwendigen Werkzeuge oder Ersatzteile verfügt und die Arbeit wie erwartet voranschreitet. Gegebenenfalls müssen Sie auch den Kundenbetreuer des Eigentümers kontaktieren, um Genehmigungen für Ersatzteilkäufe oder die Beauftragung externer Dienstleister einzuholen.

3. PFC (Ausstehender Abschluss)
Die Arbeit ist abgeschlossen, aber der Arbeitsauftrag muss noch final überprüft werden.
Ihre Aufgabe: Überprüfen der Arbeitsbeschreibung, Kontrolle der Fotos, Entfernen unnötiger Inhalte und Sicherstellung, dass alles klar und professionell dargestellt ist, bevor es an den Eigentümer gesendet wird. Außerdem bestimmen Sie die entsprechenden Kosten und ordnen diese korrekt zu – ob sie dem Eigentümer, dem Gast oder als Gutschrift für den Eigentümer zugewiesen werden.

Tägliche Aufgaben

– Überprüfung und Zuweisung neuer (ausstehender) Arbeitsaufträge an den passenden Techniker.
– Tägliche Kontrolle aktiver Arbeitsaufträge, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß bearbeitet werden und nicht älter als 30 Tage sind.
– Überprüfung und Abschluss von PFC-Arbeitsaufträgen unter Sicherstellung einer professionellen und korrekten Beschreibung und Fotodokumentation.
– Erstellung täglicher Berichte, einschließlich:
– Anzahl aktiver Arbeitsaufträge
– Einsatzpläne des Wartungsteams
– Arbeitsaufträge, die über das erwartete Abschlussdatum hinausgehen
– Wöchentliche Aktualisierung des GPS-Systems mit neuen Objekten und Entfernung nicht mehr aktiver Objekte. Sicherstellen, dass alle Techniker das System täglich nutzen und es ordnungsgemäß funktioniert.
– Tägliche Kommunikation mit:
– Wartungstechnikern (über Microsoft Teams)
– Dem/der stellvertretenden Remote-Betriebsleiter/in (für Updates und Koordination)
– Überprüfung des Produktivitätsberichts vom Vortag zur Identifikation möglicher Probleme oder Verzögerungen in der Leistung der Techniker.

Erforderliche Fähigkeiten

– Ausgeprägte Zeitmanagement- und Organisationsfähigkeiten
– Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
– Hervorragende Problemlösungsfähigkeiten
– Klare schriftliche und mündliche Kommunikation auf Englisch (für die Bearbeitung von Arbeitsauftragsbeschreibungen und Kommunikation mit Technikern und Teammitgliedern)
– Anpassungsfähigkeit an saisonale Arbeitsbelastungsschwankungen
– Sicherer Umgang mit täglicher Kommunikation und Nachverfolgung

Diese Rolle ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf. Sie sind die Verbindung zwischen Planung, Ausführung und Berichterstattung aller wartungsbezogenen Aufgaben.

Diese Beschreibung bietet einen allgemeinen Überblick. Die Rolle kann sich weiterentwickeln, daher sind Flexibilität und die Bereitschaft zur Weiterentwicklung in der Position wichtig.

Monatliches Gehalt: 600 USD mit möglicher Gewinnbeteiligung.