Remote Administrative & Operations Assistant (LATAM / Mexiko – PST-Arbeitszeiten)

Unternehmen: Volcano Builders – Luxus-Wohnbau

Wir suchen eine zuverlässige, detailorientierte und selbstmotivierte Remote-Assistenz zur Unterstützung der administrativen und operativen Abläufe unseres US-amerikanischen Bauunternehmens. Diese Position spielt eine entscheidende Rolle in unseren internen Prozessen. Wir suchen jemanden, der Verantwortung für seine Aufgaben übernimmt und keine ständige Aufsicht benötigt.

Aufgaben:

– Verwaltung der E-Mail-Kommunikation mit Auftragnehmern, Lieferanten und Kunden (über Gmail und ein gemeinsames Postfach)
– Verteilung und Nachverfolgung von W9/W8-Formularen und Subunternehmerverträgen
– Zusammenarbeit mit unserem Buchhalter und Steuerberater (über QuickBooks Online)
– Organisation und Hochladen von Verträgen, Rechnungen und Belegen in Google Drive
– Digitalisierung und Hochladen von handschriftlich unterzeichneten Verträgen
– Einrichtung neuer Projekte in QuickBooks und Überwachung von Zahlungsfristen
– Onboarding neuer Subunternehmer durch Prüfung und Nachverfolgung erforderlicher Dokumente
– Zeitnahe und professionelle Beantwortung von Kundenanfragen in Gruppenchats
– Versand von Willkommens-E-Mails und telefonische Terminbestätigung mit neuen Kunden
– Nachverfolgung von Lizenzen und Genehmigungen sowie Koordination mit Stadtbeamten oder Architekten bei Bedarf
– Vorbereitung von Vertragsschablonen zum Drucken oder für den Feldeinsatz

Anforderungen:

– Wohnsitz in Mexiko oder Lateinamerika
– Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
– Vollzeitverfügbarkeit während der pazifischen Zeitzone (8:30 – 16:00 Uhr PST)
– Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Genauigkeit und Verlässlichkeit
– Vertrautheit mit:
– Gmail, Google Drive und Google Workspace
– QuickBooks Online (oder schnelle Auffassungsgabe)
– Dokumentenscannen und -hochladen
– WhatsApp, Monday.com oder ähnlichen Kommunikationstools

Vergütung & Konditionen:

– Stundenlohn: 7–10 USD, abhängig von Erfahrung
– Zweiwöchentliche Zahlungen über Wise oder Payoneer
– Langfristige, stabile Position mit Entwicklungsmöglichkeiten für zuverlässige Kandidaten

Bewerbung:

Bitte sende folgende Unterlagen an [E-Mail-Adresse]:

1. Ein kurzes (1-minütiges) Vorstellungsvideo
2. Deinen Lebenslauf
3. Eine kurze Erklärung, warum diese Position gut zu dir passt
4. Deine Verfügbarkeit und gewünschter Stundenlohn