Coordenador de Ordens de Serviço

Qual é o papel do Coordenador de Ordens de Serviço (WOC)?

Na Big Bear Vacations, o Coordenador de Ordens de Serviço desempenha um papel fundamental na organização e no cumprimento do cronograma das operações de manutenção. Essa pessoa trabalha em estreita colaboração com os técnicos de manutenção e com o nosso sistema de gerenciamento de propriedades (Streamline) para garantir que todas as ordens de serviço sejam concluídas com precisão e pontualidade.

O que é uma Ordem de Serviço?

Ordens de serviço são tarefas que precisam ser realizadas em nossas propriedades, como reparos ou inspeções. Elas passam por três etapas principais:

1. Pendente
Essas ordens de serviço ainda não foram atribuídas.
Sua responsabilidade: Revisá-las e atribuí-las ao técnico apropriado com base na localização, habilidades e disponibilidade.

2. Ativa
Essas ordens de serviço estão em andamento.
Sua responsabilidade: Garantir que cada ordem tenha um plano claro, que o técnico designado tenha as ferramentas ou peças necessárias e que o trabalho esteja progredindo conforme o esperado. Você também poderá precisar entrar em contato com o gerente de conta do proprietário para obter aprovação para compra de peças ou contratação de prestadores de serviço externos.

3. PFC (Pendente de Fechamento Final)
O trabalho foi concluído, mas a ordem de serviço ainda precisa de uma revisão final.
Sua responsabilidade: Revisar a descrição do serviço, verificar as fotos, remover conteúdos desnecessários e garantir que tudo esteja apresentado de forma clara e profissional antes de enviar ao proprietário. Você também determinará e aplicará as cobranças apropriadas — se devem ser cobradas do proprietário, do hóspede ou creditadas ao proprietário.

Suas Responsabilidades Diárias

– Revisar e atribuir novas ordens de serviço (pendentes) ao técnico apropriado.
– Verificar diariamente as ordens de serviço ativas para garantir que estão sendo tratadas corretamente e que não tenham mais de 30 dias.
– Revisar e fechar ordens de serviço em PFC, garantindo que a descrição e as fotos estejam profissionais e precisas.
– Preparar relatórios diários, incluindo:
– Número de ordens de serviço ativas
– Cronograma da equipe de manutenção
– Ordens de serviço com prazo de conclusão vencido
– Atualizar semanalmente o sistema de GPS com novas propriedades e remover aquelas que não fazem mais parte do programa. Garantir que todos os técnicos estejam utilizando o sistema diariamente e que ele esteja funcionando corretamente.
– Manter comunicação diária com:
– Técnicos de manutenção (via Microsoft Teams)
– Gerente Assistente de Operações Remotas (para atualizações e coordenação)
– Revisar o relatório de produtividade do dia anterior para identificar quaisquer problemas ou atrasos no desempenho dos técnicos.

Habilidades Necessárias

– Forte gestão de tempo e habilidades organizacionais
– Capacidade de gerenciar múltiplas tarefas simultaneamente
– Excelentes habilidades de resolução de problemas
– Comunicação clara, escrita e verbal, em inglês (para editar descrições de ordens de serviço e se comunicar com técnicos e membros da equipe)
– Capacidade de se adaptar às mudanças sazonais de volume de trabalho
– Confortável com comunicação e acompanhamentos diários

Este papel é essencial para garantir operações eficientes. Você atua como a conexão entre o planejamento, a execução e o relatório de todas as tarefas relacionadas à manutenção.

Esta descrição fornece uma visão geral do cargo. À medida que o papel evolui, responsabilidades adicionais podem ser adicionadas, portanto, flexibilidade e disposição para crescer na função são importantes.

Salário Mensal: US$ 600 com possibilidade de participação nos lucros.